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確定申告で税金を計算するとき、売上から引けるのが経費です。経費をきちんと記録しておくと、払う税金が正しく少なくなります。この記事では、配達パートナーの経費の記録のつけ方を説明します。
この記事のポイント
- 経費は「配達のために使ったお金」
- 私用でも使うものは、配達で使った割合だけを計上する
- レシートは捨てずに、月ごとにまとめて保管する
経費になるものと、分類の例
| 使ったお金 | 分類の例 |
|---|---|
| 配達バッグ、スマートフォンホルダー、ライト | 消耗品費 |
| 自転車やバイクの修理、部品の交換 | 修繕費 |
| スマートフォンの通信料（配達で使った分） | 通信費 |
| ガソリン代、駐輪場・駐車場代 | 車両費・旅費交通費 |
| 配達のために入った保険の保険料 | 損害保険料 |
| レインウェア、ヘルメット、手袋 | 消耗品費 |
分類の名前は、厳密でなくてもかまいません。大切なのは、毎回同じ分類で記録することです。
私用と兼用するものは、割合で分ける
スマートフォンや自転車のように、ふだんの生活でも使うものは、全額を経費にはできません。配達で使った割合の分だけを計上します。これを家事按分といいます。
たとえば、スマートフォンを使う時間のうち半分が配達なら、通信料の半分を経費にします。割合は、稼働した日数や時間をもとに、説明できる根拠を持っておくことが大切です。
経費にならないもの
- 配達中に食べた自分の食事代（生活のための支出にあたります）
- 交通違反の反則金や罰金
- 配達と関係のない買い物
金額が大きいものの扱い
自転車やバイクなど、金額が大きく、何年も使うものは、買った年に全額を経費にするのではなく、数年に分けて計上する決まりがあります。対象になる金額や方法は条件によって変わるので、購入したら税務署や会計ソフトの案内で確認してください。
記録のつけ方
- レシートを受け取ったら、その日のうちに決まった場所に入れる
- 月に1回、日付・金額・内容・分類を、ノートか表計算ソフトに書き写す
- レシートは月ごとに封筒に入れて保管する
会計ソフトを使えば、レシートを撮影するだけで記録が作れます。件数が増えてきたら導入を検討しましょう。
いつまで保管する？
帳簿は原則7年間、領収書などの書類は原則5年間の保管が必要です。申告が終わっても、すぐには捨てないでください。
よくある質問
レシートが出ない支払いは、どうすればいいですか？
日付、金額、支払先、内容をメモに残します。ネットで買ったものは、注文確認のメールや画面を保存しておきます。
クレジットカードの明細だけではだめですか？
明細には、何を買ったかが書かれていないことがあります。内容がわかるレシートや注文履歴をあわせて残してください。
配達を始める前に買った道具も、経費になりますか？
配達を始めるために買ったものは、経費として扱える場合があります。レシートを保管し、申告のときに確認してください。
まとめ
経費の記録は、レシートを捨てないことから始まります。月に1回まとめるだけでも、申告の時期の負担は大きく変わります。確定申告の全体像は、次の記事で説明しています。